कैसे एक ही संपर्क सूची से SMS और ईमेल भेजें

एक संपर्क सूची लोगों की अपेक्षाओं से अधिक कर सकती है। यदि आप यह समझने की कोशिश कर रहे हैं कि एक ही संपर्क सूची से SMS और ईमेल कैसे भेजें, तो असली जीत केवल सुविधा नहीं है; यह एक ऐसा स्थान है जहाँ नाम, फोन नंबर, ईमेल पते, और सहमति रिकॉर्ड एक साथ रहते हैं। इससे डुप्लिकेट प्रविष्टि कम होती है, जो तब महत्वपूर्ण होती है जब एक बिक्री प्रतिनिधि 4 बजे एक नंबर अपडेट करता है और मार्केटिंग टीम को 5 बजे से पहले वही परिवर्तन चाहिए।

बुनियादी विचार सरल है। एक साझा सूची दो चैनलों में संपर्क को सुसंगत रखती है, ताकि वही प्रचार, अनुस्मारक, या सेवा अपडेट लोगों तक उनके पसंदीदा प्रारूप में पहुंचे। यह हैंडऑफ को भी साफ बनाता है। एक समर्थन एजेंट पूरी संपर्क रिकॉर्ड देख सकता है। एक मार्केटर इसे विभाजित कर सकता है। एक छूटी हुई अपडेट कम नुकसान करती है।

1. लक्ष्य और उपयोग के मामले को समझें

उपकरण से नहीं, बल्कि उपयोग के मामले से शुरू करें। एक साझा संपर्क सूची नियुक्ति अनुस्मारकों, वेबिनार फॉलो-अप, आदेश अपडेट, नवीनीकरण नोटिस, और कार्यक्रम प्रचार के लिए अच्छी तरह से काम करती है। प्रत्येक मामले में, एक ही व्यक्ति को विवरण के लिए एक ईमेल और गति के लिए एक SMS की आवश्यकता हो सकती है। एक दंत चिकित्सा कार्यालय एक अच्छा उदाहरण है: नियुक्ति की पुष्टि ईमेल द्वारा जा सकती है, जबकि उसी दिन का अनुस्मारक SMS द्वारा।

यह सेटअप टीमों को संदेशों को संरेखित रखने में भी मदद करता है। यदि विषय पंक्ति कहती है “आपका सत्र 2:00 बजे शुरू होता है,” तो SMS को “अगले सप्ताह का कार्यक्रम” नहीं कहना चाहिए। छोटे असंगतताएँ भ्रम पैदा करती हैं। वे समर्थन टिकट भी बनाती हैं। कोई भी उन्हें पसंद नहीं करता।

एक साझा सूची हर अभियान के लिए नहीं है। यदि आपका SMS दर्शक छोटा है और आपका ईमेल दर्शक व्यापक है, तो एक सूची अभी भी काम कर सकती है, लेकिन केवल तभी जब आपके पास सहमति और प्राथमिकता के लिए स्पष्ट टैग हों। बिना उन टैग के, आप बस एक बड़ा गंदगी बना रहे हैं।

2. अपने संपर्क डेटा की SMS और ईमेल तत्परता की जांच करें

कुछ भी भेजने से पहले, सूची में फ़ील्ड की जांच करें। न्यूनतम, आपको एक नाम, फोन नंबर, ईमेल पता, सहमति स्थिति, और कुछ विभाजन टैग की आवश्यकता है। कुछ टीमें समय क्षेत्र, स्रोत, अंतिम खरीदारी की तारीख, या भाषा भी जोड़ती हैं। ये फ़ील्ड बोरिंग लगते हैं। वे बाद में समय बचाते हैं।

फोन नंबरों को एक प्रारूप की आवश्यकता होती है जिस पर आप भरोसा कर सकें। ईमेल पते मान्य और वर्तमान होने चाहिए। सहमति को इस तरह से संग्रहीत किया जाना चाहिए जो दिखाता है कि क्या सहमति दी गई थी, कब दी गई थी, और किस चैनल के लिए। यदि आप उन तीन प्रश्नों का उत्तर नहीं दे सकते, तो रुकें। पहले सूची को ठीक करें।

एक व्यावहारिक उदाहरण: एक रिटेलर के पास एक संपर्क हो सकता है जिसने चेकआउट पर प्रचारात्मक ईमेल के लिए सहमति दी, लेकिन SMS मार्केटिंग के लिए कभी सहमति नहीं दी। वह व्यक्ति अभी भी एक रसीद ईमेल या सेवा ईमेल प्राप्त कर सकता है यदि नियम इसकी अनुमति देते हैं, लेकिन एक मार्केटिंग टेक्स्ट नहीं। एक संपर्क, दो चैनल, अनुमति के दो सेट।

बुनियादी विभाजन टैग पूरे प्रक्रिया को आसान बनाते हैं। “नया लीड,” “वीआईपी,” “छोड़ा हुआ कार्ट,” या “इवेंट प्रतिभागी” जैसे टैग आपको एक ही संपर्क सूची से विभिन्न एसएमएस और ईमेल संस्करण भेजने की अनुमति देते हैं बिना हर बार सूची को फिर से बनाने के। यही बात है।

3. एक ऐसा प्लेटफॉर्म चुनें जो दोनों चैनलों का समर्थन करता हो

हर प्लेटफॉर्म इसके लिए नहीं बनाया गया है। सही उपकरण को एक संपर्क डेटाबेस संग्रहीत करना चाहिए, उसी रिकॉर्ड से एसएमएस और ईमेल भेजना चाहिए, और आपको संपर्क स्तर पर सहमति प्रबंधित करने की अनुमति देनी चाहिए। इसे स्वचालन का भी समर्थन करना चाहिए, क्योंकि दो चैनलों के बीच मैनुअल भेजने से जल्दी गड़बड़ हो जाती है, खासकर जब आप 200 संपर्कों या उससे अधिक तक पहुँचते हैं।

सूची प्रबंधन सुविधाओं पर ध्यान से देखें। क्या आप फोन और ईमेल फ़ील्ड को एक साथ आयात कर सकते हैं? क्या आप कस्टम फ़ील्ड को साफ़ तरीके से मैप कर सकते हैं? क्या आप व्यवहार, स्थान, या ऑप्ट-इन स्थिति के आधार पर विभाजित कर सकते हैं? यदि उत्तर नहीं है, तो प्लेटफॉर्म एक चैनल के लिए ठीक हो सकता है लेकिन दोनों के लिए अजीब हो सकता है। अजीब उपकरण घंटों की लागत लगाते हैं।

अनुपालन सुविधाएँ भी महत्वपूर्ण हैं। आप दमन प्रबंधन, अनसब्सक्राइब और ऑडिट ट्रेल्स चाहते हैं। आप चैनल-विशिष्ट नियम भी चाहते हैं। उदाहरण के लिए, एक ईमेल ऑप्ट-आउट का मतलब स्वचालित रूप से एसएमएस ऑप्ट-आउट नहीं होना चाहिए जब तक कि संपर्क ने दोनों के लिए नहीं पूछा। यह भेद करना आसान है और इसे नजरअंदाज करना महंगा है।

यदि डिलीवरबिलिटी आपके योजना का हिस्सा है, तो उच्च मात्रा वाले अभियानों को भेजने से पहले ईमेल डिलीवरबिलिटी सर्वोत्तम प्रथाओं के बारे में पढ़ें। सेटअप विवरण के लिए, कई टीमें लेनदेनात्मक ईमेल के लिए ईमेल प्रमाणीकरण सेटअप की भी समीक्षा करती हैं ताकि साझा सूची बाद में साझा इनबॉक्स समस्या न बन जाए।

4. संपर्क सूची को साफ करें, व्यवस्थित करें और विभाजित करें

डुप्लिकेट पहले सफाई कार्य हैं। यदि एक व्यक्ति दो ईमेल और एक फोन नंबर के साथ दो बार दिखाई देता है, तो आपके अभियान के परिणाम शोर भरे होंगे। डुप्लिकेट हटाएं, या उन्हें सावधानी से मिलाएं। फिर प्रारूपों को मानकीकृत करें। फोन नंबरों के लिए एक ही देश कोड पैटर्न का उपयोग करें। छोटे अक्षरों में ईमेल पते का उपयोग करें। दिनांक फ़ील्ड को एक प्रारूप में रखें।

अब संपर्कों को प्राथमिकता या व्यवहार के अनुसार समूहित करें। एक व्यक्ति जो अक्सर ईमेल लिंक पर क्लिक करता है लेकिन एसएमएस को नजरअंदाज करता है, उसे उसी आवृत्ति में नहीं मिलना चाहिए जैसे कि कोई व्यक्ति जो टेक्स्ट का उत्तर देता है। एक व्यक्ति जो हर तिमाही में खरीदता है, उसे साप्ताहिक खरीदार के समान खंड में नहीं बैठना चाहिए। खंड संपर्क सूची को केवल बड़ी होने के बजाय उपयोगी बनाते हैं।

इसका एक व्यावहारिक पक्ष है। एक गैर-लाभकारी संगठन एक खंड को कार्यक्रम दाताओं के लिए, दूसरे को स्वयंसेवकों के लिए, और तीसरे को लापता समर्थकों के लिए चाह सकता है। प्रत्येक समूह को एसएमएस और ईमेल दोनों मिल सकते हैं, लेकिन एक ही संदेश या समय नहीं। एक सूची। तीन संदेश। कम भ्रम।

दमन सूचियाँ यहाँ भी आती हैं। यदि किसी ने एसएमएस से ऑप्ट-आउट किया है, तो उस विकल्प को एसएमएस भेजने को ब्लॉक करना चाहिए लेकिन आवश्यक रूप से ईमेल भेजने को नहीं। यदि किसी ने ईमेल से अनसब्सक्राइब किया है, तो उस रिकॉर्ड को अलग रखें। यांत्रिकी में मदद के लिए, देखें ईमेल दमन सूची प्रबंधन · YourTrend। एक खराब निर्यात वास्तविक नुकसान कर सकता है, इसलिए इस कदम की मैनुअल जांच की आवश्यकता है।

5. मेल संदेश के संस्करणों को मेल करें

एसएमएस और ईमेल को एक ही प्रस्ताव या अपडेट ले जाना चाहिए, लेकिन उन्हें एक समान नहीं लगना चाहिए। एसएमएस में सीमित स्थान होता है, इसलिए इसे संक्षिप्त कॉपी, एक स्पष्ट क्रिया, और केवल तभी लिंक की आवश्यकता होती है जब यह अपनी जगह कमाए। ईमेल अधिक विवरण, एक मजबूत व्याख्या, और यदि आवश्यक हो तो एक दूसरा कॉल टू एक्शन रख सकता है। यह अंतर महत्वपूर्ण है।

यहाँ एक सरल संरचना है। एसएमएस कहता है: “आपका अपॉइंटमेंट कल 2 बजे है। पुष्टि करने के लिए C का उत्तर दें।” ईमेल इसे स्थान विवरण, पार्किंग नोट्स, और पुनर्निर्धारण लिंक के साथ विस्तारित करता है। वही संदेश। अलग गहराई। किसी को यह अनुमान नहीं लगाना चाहिए कि वे कौन सा चैनल पढ़ रहे हैं।

प्रमोशन्स के लिए, नियम समान है। SMS कह सकता है, “सेल आज रात खत्म हो रही है: जूतों पर 20% छूट। अभी खरीदें।” ईमेल में विशेष उत्पाद, शर्तें, और एक छोटा FAQ दिखाया जा सकता है। एक लंबा ईमेल जिसमें एक छोटा SMS हो, अच्छा काम कर सकता है क्योंकि प्रत्येक चैनल अपनी सर्वश्रेष्ठ भूमिका निभाता है।

एक ही वाक्य को दोनों में कॉपी और पेस्ट न करें। यह आमतौर पर एक चैनल को बर्बाद करता है। इसके बजाय, एक जोड़ी संदेश लिखें। यदि आपको SMS को समय-संवेदनशील और ईमेल को व्याख्यात्मक बनाना है, तो दोनों को एक ही विषय पर रखें और प्रत्येक प्रारूप को सांस लेने दें।

6. अभियान या स्वचालन सेट करें

कार्यप्रवाह आमतौर पर एक ट्रिगर के साथ शुरू होता है। एक साइनअप, खरीदारी, कार्यक्रम पंजीकरण, या छूटी हुई नवीनीकरण संपर्क को उसी सूची से खींच सकता है और दो चैनल विकल्पों के साथ एक पथ शुरू कर सकता है। प्लेटफ़ॉर्म फिर सहमति, खंड, और समय नियमों के आधार पर ईमेल, SMS, या दोनों भेजने का निर्णय लेता है।

एक सामान्य सेटअप इस तरह दिखता है: नया लीड सूची में प्रवेश करता है, एक घंटे तक प्रतीक्षा करता है, एक ईमेल प्राप्त करता है, और फिर केवल तभी एसएमएस प्राप्त करता है यदि ईमेल खोला नहीं गया या संपर्क के पास “एसएमएस प्राथमिकता” टैग है। यह एक उदाहरण है, कोई कानून नहीं। आप तत्काल अलर्ट के लिए क्रम को उलट सकते हैं, जहां एसएमएस पहले आता है और ईमेल विवरण के साथ अनुसरण करता है।

स्वचालन को सुरक्षा रेखाओं की आवश्यकता होती है। सेट भेजने के समय ताकि टेक्स्ट प्राप्तकर्ता के समय क्षेत्र में रात 11:30 बजे न जाएं। देरी सेट करें ताकि एक ही व्यक्ति दस मिनट में तीन संदेश न प्राप्त करे। शाखा तर्क सेट करें ताकि एक संपर्क जो पहले ही परिवर्तित हो चुका है, कार्यप्रवाह से बाहर निकल जाए बजाय इसके कि उसे एक अनुस्मारक मिले जिसकी उसे अब आवश्यकता नहीं है।

यदि आपका कार्यप्रवाह लेनदेनात्मक डेटा पर निर्भर करता है, तो हैंडऑफ साफ होना चाहिए। कई टीमें इसे लेनदेनात्मक ईमेल के लिए ईमेल वेबहुक घटनाओं के साथ जोड़ती हैं जब उन्हें साइनअप, रसीदों या खाता क्रियाओं से विश्वसनीय ट्रिगर्स की आवश्यकता होती है। यह संपर्कों की सूची को वास्तविक घटनाओं से जोड़े रखता है न कि अनुमान से।

7. परीक्षण करें, निगरानी करें, और प्रदर्शन में सुधार करें

पूर्ण सूची को भेजने से पहले परीक्षण करें। यदि आप कर सकते हैं तो वास्तविक फोन पर एसएमएस का पूर्वावलोकन करें। कम से कम दो क्लाइंट में ईमेल खोलें। जांचें कि व्यक्तिगतकरण फ़ील्ड सही नाम, सही प्रस्ताव, और सही लिंक दिखाते हैं। एक टूटे हुए मर्ज टैग से एक अभियान 5 सेकंड के भीतर बेतरतीब लग सकता है।

फिर प्रत्येक चैनल के लिए उपयुक्त मैट्रिक्स की निगरानी करें। ईमेल के लिए, खोलने, क्लिक, बाउंस, और अनसब्सक्राइब पर ध्यान दें। एसएमएस के लिए, डिलीवरी, उत्तर, लिंक क्लिक, और ऑप्ट-आउट पर ध्यान दें। एक ही अभियान ईमेल में अच्छा प्रदर्शन कर सकता है और एसएमएस में खराब, या इसके विपरीत। यह उपयोगी जानकारी है, कोई विफलता नहीं।

समय एक और जगह है जहाँ सुधार किया जा सकता है। एक अनुस्मारक एसएमएस एक अपॉइंटमेंट से 2 घंटे पहले 24 घंटे पहले की तुलना में बेहतर काम कर सकता है। एक ईमेल एक दिन पहले बेहतर प्रदर्शन कर सकता है, जब यह अधिक विवरण ले जा सकता है। यदि आप एक साफ उत्तर चाहते हैं तो एक समय में एक ही चर का परीक्षण करें। एक साथ संदेश, खंड, और भेजने का समय बदलने से आपको शोर मिलेगा।

यदि आपके ईमेल मैट्रिक्स अजीब लगते हैं, तो उन्हें ईमेल डिलीवरबिलिटी टेस्ट टूल्स · YourTrend के खिलाफ तुलना करें। यदि उत्तर या शिकायतें बढ़ती हैं, तो ईमेल बाउंस हैंडलिंग के सर्वश्रेष्ठ अभ्यास की समीक्षा करें। संपर्कों की सूची में छोटे सुधार परिणामों को एक चालाक विषय पंक्ति से अधिक उठा सकते हैं।

8. सहमति और ऑप्ट-आउट नियमों के साथ अनुपालन बनाए रखें

सहमति एक सजावटी फ़ील्ड नहीं है। एसएमएस और ईमेल अक्सर अलग-अलग अनुमति नियम होते हैं, और संपर्कों की सूची को स्पष्ट रूप से दर्शाना चाहिए। एक व्यक्ति ईमेल प्राप्त करने के लिए सहमत हो सकता है लेकिन टेक्स्ट को अस्वीकार कर सकता है। दूसरा सेवा संदेश स्वीकार कर सकता है लेकिन प्रचार को अस्वीकार कर सकता है। उन विकल्पों को अलग से स्टोर करें, और हर भेजने से पहले उन्हें जांचें। यदि आप एसएमएस और ईमेल के लिए सहमति प्रबंधित करने के बारे में पूछ रहे हैं, तो उत्तर है चैनल द्वारा अनुमतियों को ट्रैक करना और उन्हें लगातार अपडेट करना।

हर चैनल को एक कार्यशील ऑप्ट-आउट पथ की आवश्यकता होती है। ईमेल को एक अनसब्सक्राइब लिंक की आवश्यकता होती है। एसएमएस को एक स्पष्ट रोकने की प्रक्रिया की आवश्यकता होती है, अक्सर उत्तर कुंजी शब्दों या एक प्लेटफ़ॉर्म-विशिष्ट नियंत्रण के माध्यम से। यदि कोई ऑप्ट-आउट करता है, तो इसे जल्दी से मानें। अगले अभियान तक इंतजार करना एक बुरी आदत है। कुछ स्थानों पर, यह एक कानूनी समस्या भी है।

ऑप्ट-आउट क्रिया, तिथि और चैनल के रिकॉर्ड रखें। यह विवरण व्यवसाय और संपर्क की रक्षा करता है। यह ग्राहक समर्थन को बिना अनुमान लगाए प्रश्नों का उत्तर देने में भी मदद करता है। यदि कोई व्यक्ति कहता है कि उसने कभी अनसब्सक्राइब नहीं किया, तो आपको रिकॉर्ड की जांच करने और तथ्यों के साथ उत्तर देने में सक्षम होना चाहिए।

लॉन्च से पहले अनुपालन समीक्षा चरण का उपयोग करें। दर्शकों, संदेश प्रकार, सहमति स्थिति और प्रेषक पहचान की पुष्टि करें। एक साझा सूची outreach को आसान बना सकती है, लेकिन केवल तभी जब नियम अलग-अलग रहने की आवश्यकता हो। एक साफ संपर्क सूची, एक स्पष्ट कार्यप्रवाह, और सही अनुमतियाँ अंतर बनाती हैं। SMS और ईमेल के लिए एक साझा संपर्क सूची तब सबसे अच्छा काम करती है जब प्रत्येक चैनल की सहमति और दमन नियमों को सावधानीपूर्वक बनाए रखा जाए।

एक अंतिम व्यावहारिक जांच: संपर्क सूची को इस तरह से साफ रखें कि टीम में कोई भी “किसे क्या प्राप्त हो सकता है?” का उत्तर दे सके बिना छह टैब खोले। यह एक ही संपर्क सूची से SMS और ईमेल भेजने का असली परीक्षण है, और यह उस रिकॉर्ड से शुरू होता है जो आप पहले संपर्क पर रखते हैं।